【コロナ】会議の意味と愚痴
今月は会議（報告会）をやらないって、やばくね？という愚痴。
もうすでに上司にはチャットをぶつけたのですが、また明日、面と向かって会うので、会議について思っていることを書き殴ってみようと思いました。
毎月の報告会がなくなった
ぼくは研究員なのですが、毎月、部署単位での進捗報告会があります。
（社内の他の研究員・上司に向かって、自分のテーマがどういう風に進んでいて、今どういう状況なのか説明するわけ。）
ぼく自身の発表は２か月に一回なのですが、2020年に入ってからは進捗が大きかったので毎月喋らされてました←
そう、喋らされていた、と思っていた報告会が、5月はコロナを理由になくなりました。
昔のぼくなら「やったぜ、資料作らなくていいじゃん」と思うところが、
今は「報告会やらないとやばくね？」と思っているんですよ。
というわけで、ブログに愚痴？ってみようと思いました
（愚痴じゃないから見ていってくれ）
報告会への姿勢の変化
これまで、発表するときのぼくは、
「どうせわからんだろお前ら、仕方ねぇ、くそ簡単なところだけ、かいつまんで説明してやるよ」
くらいのモチベーションだったので、
資料を作るのはめんどくさいし、分野が遠い人の発表は、内職したりしていました。
ですが、コロナでチームのメンバーと疎遠に、（特に同じ部署でも違うチームのメンバーと疎遠に）なった時に、
「自分の今の研究の進め方（コンセプトや優先順位的な）は正しいのだろうか」
と不安になってきたんです。
そこで他人の意見を求めたいと思い、「これが報告会やんけ！」と会議の意味について考え直した次第です。
報告会の意味
当然のことなのですが、
報告会の意味は、進捗（情報）を共有することで、他人の意見を取り込むところにあると気づきました。
自分の進め方が間違っていないか、他にもっといいアイデアがないか、など、
独りよがりにならず他人のアイデアを取り込むことで、効率良く最適な方法を選び抜いていくことが大事。
そのために会議をやっているんだと。
自分で報告会を主催
というわけで、つい先日、会議を主催しました。それがうまくいった話をします。
会議の理由は、自分の研究の進捗にかなり大きな躍進があり、その後の進め方が、ぼく１人の判断で大きく変わってしまいそうな場面だったからです。
判断というのは、優先順位やデータの解釈・活用について、採れる選択肢が多かったという意味です。
そこで、テーマに関連した知識を持っていそうな研究員を部署を越えて呼び、
15人くらいの規模のZoomミーティングを、ぼくが議長（兼書記で開催しました。（くそ大変だったわ）
年齢的にはいちばん下っ端なぼくですが、最新のデータについて一番詳しく知っているのは、実験をしているぼくです。
なので、”ネタ”はぼくが持ってる状態です。
あらかじめ、会議に出たいと思ってもらえるように、最新データの概略と会議の目的２つを書き出した「アジェンダ」をメールで送って、開催しました。
- 研究背景
- 目的
- スキーム
- 議題となるデータ
- 余談：最新の進捗（がんばってるアピール）
その結果、意見が1人当たり2件以上出るくらい、活発な会議になりました。
自分の研究に関して知識持ってそうな人を片っぱしから呼んで、大規模Zoomミーティング開いたんだけど、我ながらめっちゃうまくやれたわ
— みんと毎日描く5/20～ (@minttearz) May 15, 2020
有意義な報告会にする参加者
で、そこで気づいたことをまとめると、
- 参加者が集まる条件 ： 報告の概要がおもしろいこと（気になると思えば聞きに来てくれる）
- 意見が活発になる方法①： その分野に詳しい人を呼ぶ（自身の持つ一般的な意見をベースになにか必ず意見してくれる）
- 意見が活発になる方法②： 参加者の情報（分野）を主催者が知っておく（話題を振りやすい）
- 意見が活発になる方法③： 最先端で実験している人を呼ぶ（現状の課題をいちばんよく知っている）
って感じでした。
やっぱね、会議はわからん人呼んで「とりあえず聞いといて」はダメよ、わかるやつ呼ばないと。
— みんと毎日描く5/20～ (@minttearz) May 15, 2020
有意義な報告会にする進め方
会議で、アイデアを引き出して有意義にするには、
まず事前準備として、
- どういう目的で
- どういう意見がほしくて、参加者に何をしてほしくて、
- いつ、どこで、他にどんな参加者がいるのか、
を明確にするが必要だと思いました。
次に、会議中は、
- 話しやすい雰囲気づくり（ぼくはバカそうな見た目・喋り方をしているのが取柄です）
- 話しやすい環境づくり（くそ広い会議室で整列した机でやっても、他人事に思えてしまう）
- 知ってそうな人に話を振る（今こういう問題点があるんですけど、XXさん、なんか！些細なことでいいんでなんか知ってませんか？みたいな。）
- 話が膨らみ始めたら、途中でまとめる（もともとこの話で議論してましたが、これはこうであってますよね？的な。）
- 議事録を見せながら、司会進行する（セリフだと曖昧な表現になりがち、文字を見せてこれで合ってるかを確認する）
終了後は、
- 議事録を配布する（人間だれでも忘れる）
- 今後の予定はメールに書いて明確にしておく（次の会議も予想でき、期待してくれる）
- また来てほしい旨をメールに書く（必要だと思われればまた来てくれるはず）
こんな感じですかね。
ぶっちゃけ結局は、人望とトーク力な気もしますが、たぶんぼくには人望もトーク力もないので、
感情論ではなく、練り甲斐のある議題と答えを持った参加者があれば進め方がどうでもいい説、あるｗ
参加者から予想外にグダらなくて有意義だったって言われて図に乗ってる、オレの司会進行力を今度ツイキャスで披露するわ
— みんと毎日描く5/20～ (@minttearz) May 15, 2020
図に乗るな。
最後に愚痴
ここまで書いてみて、なんと言うか、「会議」について持論を展開しただけ、
当たり前のことを当たり前に書いただけ、な気がしてきましたが
個人ブログなので許してください。広告もつけてないしね。
愚痴に書きたかったのは、
報告会をやらないのは、やばいんじゃないか。
テレワークでメンバーと疎遠だからこそ、進め方が合っているかの情報共有の場が必要なんじゃないか、
ってところでした。
話題は変わりますが、コロナでデスクワークだけに縛られて現場を離れてみると、いろんなことがわかったりしますね。
具体的には「会議出る時間あったら実験させろや」と思っていたのが、ちょっと前向きになりました。
コロナでよかった、とは言いませんが、考え方が変わるきっかけにはなった気がします。
グダグダ書いてしまいましたが、ぼくのペースに共感して、おもしろいと思ってもらえれば嬉しいです。
まぁそんなところです。
ちょっとでもおもしろいと思ったら、「みんとのアトリエ」にまた来てみてください。
それでは、ここまで読んでくれてありがとうございました。